[Process] Gestion des RH dans une entreprise en flat organization : nos astuces de People Management

Je suis Eve, People Manager chez KNPLabs. Avant ce poste, je travaillais depuis 2004 en SSII, sur des projets en Cycle en V. La frustration des dépassements de budget et de planning m’a amenée à chercher comment faire autrement, à trouver des alternatives plus efficaces, plus proches de la réalité et qui respectent l’humain dans le travail. J’ai tout d’abord découvert le SCRUM, puis continué en essayant d’autres méthodes agiles et aujourd’hui, ce sont les valeurs agiles qui guident mon travail.
Chez KNPLabs, j’ai commencé en 2011 comme chef de projet, et petit à petit, au fil de la mise ne place des méthodes agiles, mon poste a évolué vers une autre mission : People Manager. Depuis 2013 (avant la hype du bonheur au travail), mon travail de People Manager consiste à détecter les frustrations et problèmes de communication avant qu’ils n’impactent les projets.
Fortement inspirée par des agilistes comme Henrik Kniberg ou Jurgen Appelo, j’ai constitué une petite boîte à outils magiques pour le management agile, que je vais vous présenter dans cet article. Happiness Index, le Follow Up remote, les Legos, le Speedboat… Nous allons donc parler ici de ressources humaines pas de gestion de projet.
Courant 2013, j’ai quitté Nantes pour Caen, et depuis, je travaille à distance. Même si les KNPeers 100% remote comme moi sont rares, KNP valorise le remote occasionnel. On pourrait croire que travailler avec des équipes à distance est un gros inconvénient, mais c’est une de nos grandes forces : la confiance est primordiale ! Et à distance, on n’a pas le choix, on se base sur la confiance, et on met en place des outils qui aident tout le monde à bien travailler et communiquer.

L’année dernière j’ai reçu ce onesie comme cadeau de Noël – ainsi je porte officiellement mon nom de bisounours. Merci @PedroTroller !

La communication à distance

Comme dans beaucoup d’agences web, on utilise un chat. D’abord Hipchat pendant plusieurs années, puis nous avons migré vers Slack (après une longue discussion). La seule contrainte chez nous : Il y a des horaires de présence sur le chat (pour assurer qu’on puisse aider les copains) et si on fait du remote, cela n’impacte pas le projet (pour s’assurer qu’on puisse aider le client).

Chaque midi, de 12:15 à 12:30, on fait un hangout à distance, toute l’équipe peut se connecter pour faire un daily “global”. Chacun parle de ce qu’il fait, et on fait aussi passer des messages d’organisation globale de la boîte.

L’auto-organisation visuelle

Ceux qui suivent mon Twitter vont surement dire : “Elle a des actions chez Trello”… J’utilise cet outil depuis des années gratuitement et j’en suis très reconnaissante. On l’utilise pour la gestion de projet, mais aussi pour la communication entre les différents services et surtout, pour l’auto-organisation des KNPeers pour des tâches qui concernent la “KNPeer’s Life”. Trello est un board KANBAN très simple (Ideas, Todo, WIP, Done), qu’on utilise aussi pour l’organisation des CFP et conférences, des blogposts, des petites choses d’organisation au bureau. Cela permet à ceux à distance d’être au courant de ce qui se passe au bureau et vice-versa. On a également un board pour avoir une vue d’ensemble de nos compétences en interne : si j’ai besoin d’aide pour une question technique, qui pourrait me répondre ? Le board “You can contact me if you need help” sert à l’entraide auto-organisée.

Faire circuler l’information

Concernant la conservation, la circulation et la transmission du savoir, j’avoue que nous avons expérimenté à la “popcorn flow” pendant plusieurs années. De jolis essais comme des newsletters (vidéo, co-écriture etc), des blogs internes etc… Mais rien n’a vraiment pu vivre plus de quelques mois. Depuis deux ans, on utilise un repo sur Github, qu’on a nommé “knowledge – the g(eek|it) way to share :)”. C’est finalement l’outil de base des KNPeers, Github, qu’ils ont pris le réflexe de utiliser pour partager l’info. Il n’y a pas que des code snippets, on y trouve des best practices, des how to – aussi pour les facilitatrices. 

On a également mis en place le Bus-Factor, dont le principe est expliqué dans cet article http://knplabs.com/fr/blog/process-lessons-learned-about-bus-factor-15-introduction.

Hériter de la vision

Pour transmettre la culture d’entreprise aux nouveaux arrivants, la vision de KNP, nous avons plusieurs moyens. La “welcome sheet” tout d’abord, qui présente les outils internes utilisés, différentes règles de bases (pour les tickets restaurant ou travail à distance par exemple), les points de contact admin /RH, etc. Ce document n’est pas simplement transmis mais présenté personnellement par Amandine, notre responsable administrative (qu’on appelle M-Amandine pour vous donner le niveau de confiance qu’on a en elle ;-). Ensuite, il y a moi : pendant le premier entretien d’un nouvel arrivant, nous discutons RH mais aussi de nos valeurs, de ce qui fait qu’on est chez KNP.

Tout au long de la vie du KNPeer au sein de l’entreprise, nous avons aussi des discussions autour des valeurs de KNP, notamment pendant nos Hackathons 2 fois par ans, c’est à dire les seuls moments où *toute* l’équipe est réunie IRL. Ces discussions prennent la forme de petites sessions sympas comme la “personal map” de Jurgen Appelo, des rétrospectives agiles de différents formats, des tours de tables “pourquoi est-ce qu’on est chez KNP ?”.

Personal Map au Hackathon#3 en 2016

Le Happiness Index

Quand j’ai découvert le Happiness Index en 2013, j’ai tout de suite adoré la simplicité du concept (présenté ici par son auteur, Henrik Kniberg). Aujourd’hui, on trouve plein de solutions SAAS, avec des trackers, des diagrammes et des graphs… et pourtant chez KNP nous gardons depuis 2013 notre bonne vieille Googlesheet partagée, un onglet par mois, sur laquelle chacun indique son niveau de satisfaction sur 1 à 5.

Ce qui compte pour que le HI soit utilisé véritablement, c’est qu’il y ait un suivi personnel. Quand il y a une baisse du HI, il est important que la personne ait l’impression qu’il y a une réaction et un suivi. A ce concept simple, nous avons ajouté une belle amélioration en y intégrant les KUDOs, une idée de Jurgen Appelo : J’ai simplement ajouté une colonne sur laquelle on peut remercier un.e ou plusieurs collègues. Le Kudo est utilisé avec plaisir et gratitude. Il permet aussi de cristalliser les Softskills d’une personne. 

Happiness Index chez KNPLabs

Plus d’infos : Article “What is Crisp” par Henrik Knieberg

Le Follow Up remote

Jurgen Appelo en a beaucoup parlé quand le Management 3.0 est sorti : discuter individuellement, souvent et brièvement. Avec une équipe de 25 personnes, j’ai trouvé mon équilibre en le faisant une fois par mois. C’est un bon rythme pour discuter simplement de questions simples : “Comment ça se passe sur ton projet ?”, “Est-ce que KNP peut faire quelque chose pour toi ?” et “Est-ce que tu peux faire quelque chose pour KNP ?”. Je note le suivi dans un Trello privé et ce qui est dit reste privé, sauf quand la personne demande d’en parler. 

Les rétrospectives

Depuis quelques années, nous organisons une fois par mois une rétrospective sur la question “Comment ça se passe au bureau ?”. En effet nous nous sommes rendu compte qu’il y avait des contraintes et frustrations liées à la vie en communauté au bureau (“Mais qui n’a pas rangé son bureau – sa tasse – joue trop aux Nerfs – a laissé du fromage trop longtemps au frigo”, etc.) donc les rétrospectives ont pendant un bon moment porté sur ces questions. Le mode opératoire est simple, via un Google draw et un hangout, avec les smileys qui rient et qui pleurent. Chacun prépare ses “post-its virtuels” et pendant la session (30 minutes entre midi et 12h30) chacun lit et explique ses propos. Au fur et à mesure, le sujet principal a évolué et s’est élargi pour porter plus globalement sur KNP, et les KNPeers à distance nous ont rejoint aussi.

Alors voilà, brièvement, ce que je fais chez KNP. Je reçois de temps en temps des demandes de renseignements de personnes intéressées par ce nouveau poste qu’est le CHO (Chief Happiness Officer). Je suis contente que le bonheur au travail devienne un enjeu pour les entreprises, pour autant je ne me vois pas mon poste chez KNP comme CHO (d’ailleurs le terme n’existait pas en 2013). En effet, je ne cherche pas le “bonheur” pour tout le monde. Je cherche plutôt à améliorer les processus, le cadre, le flux de l’information pour permettre une base saine pour travailler. J’accueille les frustrations pour qu’on puisse trouver des solutions ensemble : c’est une approche différente.

Si vous avez des questions sur le People Management, contactez Eve via Twitter

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