Quelques astuces simples pour vous aider à travailler en équipe et faire du télétravail

Voici un article comment on gère d’une manière générale le télétravail chez KNP Labs. Ce qui devient plus complexe avec le confinement, c’est le télétravail ET la gestion des enfants OU la solitude AVEC le confinement . On va sortir d’ici quelques jours des témoignages de nos KNPeers, comment ils gèrent leur vie de tous les jours avec le confinement. 

Dès que vous avez une information à communiquer ou une décision a été prise, vous avez besoin d’un endroit qui est accessible à tous. Il est aussi important que vos collaborateurs puissent réagir ou, modifier le contenu en temps réel. 

Organiser son travail 

Mettez en place une réunion rapide chaque jour, maximum 15 minutes, pour chaque équipe ou service, par téléphone ou visio conférence. Essayez de rester dans des groupes avec maximum 6 personnes. Si votre service est plus grand, découpez en groupes de travail par tâche ou par fonction. 

Cette réunion sert à organiser la journée de travail, chacun répond à trois questions simples : 

  • Qu’est-ce que j’ai fait hier ?
  • Qu’est-ce que j’ai à faire aujourd’hui ?
  • Est-ce que j’ai besoin d’informations ou est-ce qu’un problème m’empêche d’avancer ?

L’équipe de travail organise donc sa journée. Si possible, sans un manager, sauf s’il a des informations nécessaires pour effectuer les tâches. S’il y a un manager pour superviser, l’équipe va penser que c’est une réunion de “compte rendu”, mais cette réunion est là pour eux, pour s’organiser simplement. 

Si vos managers ont besoin d’une mise à jour, un porte parole de chaque équipe peut remplir en temps réel (donc sur un document partagé avec l’équipe et le manager) le journal de bord de l’équipe. Chaque jour on note la date et ce qu’ont dit les personnes. 

Pour les informations écrites 

Il faut un document qui peut-être partagé avec vos collaborateurs et qui peut être modifié en temps réel par les personnes autorisées. 

Si vous avez des restrictions par votre entreprise, contactez votre administrateur réseau ou votre SI. Il faut trouver une solution pour accéder en même temps à un document pour éviter les aller retours par email pour mettre à jour un document. 

Définir les processus de validation et le niveau de délégation  

C’est une chance que vous pouvez saisir, faire une réunion avec vos équipes, noter tous les processus dans votre quotidien qui nécessitent des validations, ou signatures et noter, qui doit valider quoi à quel moment. Jurgen Appelo (Management 3.0) a inventé une méthode pour clarifier le niveau de délégation. Vous pouvez faire cet exercice à distance. Via visio conférence et en partageant votre écran. 

Persister des informations 

Il est important que vous ayez un endroit qui regroupe les processus et les niveaux de délégation. Vous pouvez mettre en place un WIKI interne. 

Parler en direct, poser des questions, répondre rapidement 

A KNP, nous avons un chat interne, mais il existe d’autres moyens pour parler à plusieurs. Il est important de permettre à vos collègues de parler en direct, sans trop se poser la question du “comment”. Quelqu’un ne trouve pas une information, il peut poser la question dans le chat ! 

Mettez en place des espaces de discussion par projet ou par catégorie (p.e. compta, RH, informatique, pause café). Il est important de donner un endroit de pause café ou blagues, pour que les gens puissent bien distinguer les infos importantes liées à leur travail, et les infos futiles, mais qui font du bien pour justement faire une pause et le moral. 

Suivi des tâches 

Si vous n’avez pas encore d’outil de gestion de projet à distance, je vous conseille d’aller voir Trello. C’est intuitif et rapide à prendre en main. Sur le site de Trello, il y a des tutoriels en français. Chez KNP, nous pouvons également vous aider pour la mise en place et l’organisation de votre projet. 

Pour résumer, il y a énormément d’outils qui existent pour communiquer et écrire. N’importe quel outil peut faire l’affaire, s’il sert à vos collaborateurs pour : 

  • Je sais ce que j’ai à faire, je sais ce que font mes collaborateurs 
  • Je sais comment accéder aux informations nécessaires pour mon travail
  • Je peux collaborer en temps réel avec mes collègues sur un document
  • Je sais à qui demander une validation pour avancer mes tâches 
  • Je peux toute de suite poser une question, sachant que mes collègues la voient directement
  • Je peux ajouter des informations qui sont nécessaires pour mes collègues
  • Je peux faire une pause et papoter en direct avec mes collègues 

Liste des outils 

Articles avec la liste d’outils et leur explication :